[Excel財務レポート] （一日目）記帳データのフォーマット変換

記帳データの貼付

新規にExcelファイル（ブックともいいます）を作成し、「記帳データ.xls」と名前をつけます。

記帳が完了したことを確認し、財務レポートを作成する元となるデータを記帳担当者からもらい、記帳データ.xlsのシートに「値の貼り付け」をします。シートには「bookdata」と名前をつけておきましょう。

今回の例は中国の会計ソフト「金蝶」からエクスポートした「科目余額表」（日本でいう残高試算表）のデータを使用しています。会計データとして一番操作しやすいのは残高試算表で、集計前の仕訳データは明細を確認するときに使います。これ以外にも科目番号と金額がセットになっているデータなら国・地域を問わず何でも使えますので、適当に読み替えてみてください。

図1：科目余額表の例

次にデータを数式で扱いやすくするため、データの範囲に名前をつけておきます。「数式」タブの「名前の管理」から「新規作成」ボタンを押し、名前を「bookdata」、参照範囲をシート「bookdata」のB列からL列に指定します。列だけを指定したのは、翌月以降に行が増えても同じ範囲内で扱えるようにするためです。

図2：データ範囲に名前をつける

日本式フォーマットへの変換

中国の会計ソフトから出てくるフォーマットと日本の損益計算書のフォーマットでは、科目の順番に若干の違いがあります。よってこの両者をつなぐための変換作業が必要です。

新しいシート「jp-format」を追加しましょう。このシートに、日本式の損益計算書のフォーマットと、それに対応する元データの科目番号を記入します。科目番号に金額を対応させることで、日本式フォーマットへの変換を行います。科目番号のない項目には、後で数式を入れる予定です。

表1：日本式フォーマットの例

セルC2に「vlookup関数」を書いていきます。先程設定したデータ範囲「bookdata」の中から科目番号の一致する左から6番目のデータを取ってくる、という命令は「=vlookup(A2,bookdata,6,false)」と書きます。vlookup関数は慣れるまで難しいですが、覚えるととても便利です。

図３：vlookup関数を書く

ちゃんと金額を取り出せたことを確認できたら、この数式を下までコピーしましょう。セルの右下の■マークを左クリックしたまま下にスライドさせていくと簡単です。

図4：数式をコピーする

しかしこのままでは、科目番号を指定していない場所まで数式がコピーされて、エラーの表示が出ています。エラー値をまとめて削除するためには、範囲を選択した状態で「検索」から「ジャンプ」、「セル選択」を指定し、数式の「エラー値」のみをチェックしてOKを押します。するとエラー値だけが選択されますので、Deleteキーを押して削除してください。

図5：エラー値にジャンプする

これでデータの日本式フォーマットへの変換作業は完了です。すべての基本となる部分ですから、慌てずに項目をしっかり確認しながら作りましょう。

図6：日本式フォーマットへの変換完了