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目的 データベースのフォーマットを作成する
作業の流れ
  1. 基本フォーマットを作成する
  2. 基本フォーマットをコピーする
使用するブックとシート
  • ブック「記帳データ.xls」、シート「jp-format」
  • ブック「財務レポート.xls」、シート「PL2009」、「PL2009R」、「PL2008」、「PL2008R」、「PL2009F」、「PL2009FR」

基本フォーマットを作成する

新しいExcelファイルを作成して「財務レポート.xls」と名前をつけます。「jp-format」の縦軸をコピーし、科目番号を新しく振り直します。1行目を時系列にしたいので1月、2月と2つだけ手入力し、セル右下の■を左クリックしたまま12月まで伸ばします。

図1:データベースの縦軸と横軸

excel-report-2-1
このシートに「PL2009」と名前をつけ、データ範囲(’PL2009′!$C$2:$N$34)に「DataPL2009」と名前をつけておきましょう(シート名に数字が入ると範囲に同じ名前をつけられないようです)。

図2:データ範囲に名前をつける

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売上総利益などの利益科目、販管費などの費用合計科目に数式を入力していきます。科目の意味を考えながら一つ一つ丁寧に入力します(加算もあるので気をつけて)。

最後まで数式を入力できたら、数式のある範囲をドラッグしてセル右下の■を右側に伸ばして時系列に展開します。もうおなじみの方法ですね。仕上げにデータ部分の書式を変更しておきましょう。3桁ずつコンマを入れ、小数点第2位まで表示します。

図3:データベースの基本フォーマット完成

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基本フォーマットをコピーする

基本となるフォーマットができあがりました。これを元にして、前年、予算、それぞれの累計へと展開していきます。シートのタブを左クリックし、Ctrlキーを押しながら右に移動して離します。シートがコピーされましたか?
同じ作業を5回繰り返し、シートの名前を「PL2009R」、「PL2008」、「PL2008R」、「PL2009F」、「PL2009FR」に変更します(「F」は予算、「R」は累積を意味します)。見やすいようにシートの色を変更してもいいですね。

図4:基本フォーマットをコピーする

excel-report-2-4
たくさんシートができましたので、シート間を移動するショートカットをご紹介します。Ctrlを押しながらPageDownで右側のシート、Ctrlを押しながらPageUpで左側のシートに移動できます。マウスを使わずキーボードだけで素早く操作するテクニックを一つずつ覚えていくことで、全体の業務効率が驚くほど上がりますし、身体の疲れも若干緩和されるようです。

表1:シートを移動するショートカット
Ctrl + PageDown 右側のシートに移動
Ctrl + PageUp 左側のシートに移動
また、「DataPL2009」と同様にデータ範囲にそれぞれ「DataPL2009R」、「DataPL2008」、「DataPL2008R」、「DataPL2009F」、「DataPL2009FR」と名前をつけておきましょう。

図5:データ範囲に名前をつける

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