[Excel財務レポート] （二日目）データベースのフォーマットの作成

基本フォーマットを作成する

新しいExcelファイルを作成して「財務レポート.xls」と名前をつけます。「jp-format」の縦軸をコピーし、科目番号を新しく振り直します。1行目を時系列にしたいので1月、2月と2つだけ手入力し、セル右下の■を左クリックしたまま12月まで伸ばします。

図1：データベースの縦軸と横軸

このシートに「PL2009」と名前をつけ、データ範囲（’PL2009′!$C$2:$N$34）に「DataPL2009」と名前をつけておきましょう（シート名に数字が入ると範囲に同じ名前をつけられないようです）。

図2：データ範囲に名前をつける

売上総利益などの利益科目、販管費などの費用合計科目に数式を入力していきます。科目の意味を考えながら一つ一つ丁寧に入力します（加算もあるので気をつけて）。

最後まで数式を入力できたら、数式のある範囲をドラッグしてセル右下の■を右側に伸ばして時系列に展開します。もうおなじみの方法ですね。仕上げにデータ部分の書式を変更しておきましょう。3桁ずつコンマを入れ、小数点第２位まで表示します。

図3：データベースの基本フォーマット完成

基本フォーマットをコピーする

基本となるフォーマットができあがりました。これを元にして、前年、予算、それぞれの累計へと展開していきます。シートのタブを左クリックし、Ctrlキーを押しながら右に移動して離します。シートがコピーされましたか？
同じ作業を5回繰り返し、シートの名前を「PL2009R」、「PL2008」、「PL2008R」、「PL2009F」、「PL2009FR」に変更します（「F」は予算、「R」は累積を意味します）。見やすいようにシートの色を変更してもいいですね。

図4：基本フォーマットをコピーする

たくさんシートができましたので、シート間を移動するショートカットをご紹介します。Ctrlを押しながらPageDownで右側のシート、Ctrlを押しながらPageUpで左側のシートに移動できます。マウスを使わずキーボードだけで素早く操作するテクニックを一つずつ覚えていくことで、全体の業務効率が驚くほど上がりますし、身体の疲れも若干緩和されるようです。

表1：シートを移動するショートカット

また、「DataPL2009」と同様にデータ範囲にそれぞれ「DataPL2009R」、「DataPL2008」、「DataPL2008R」、「DataPL2009F」、「DataPL2009FR」と名前をつけておきましょう。

図5：データ範囲に名前をつける