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Q. 香港で会社を経営するものです。毎年、法律事務所にカンパニーセクレタリー費用として支払っているのですが、その役割がよくわかりません。一般的な役割について教えてください。

記事の内容は、法規定の変更などにより、現在の状況と異なっている場合がありますのでご留意ください。

A. 日本には「会社秘書役(Company Secretary)」という制度がありませんので馴染みにくいと思いますが、香港のすべての会社には取締役と同様に会社の機関として会社秘書役の任命が義務付けられており法定の登記事項の一つにもなっています。

主な任務は香港会社法で定められた様々な書類を会社のために準備し、会社登記所(Companies Registry)に提出し、これらを保管することです。会社設立時はもちろんのこと、毎年の年次報告書(Annual Return)提出や取締役・住所・資本金等の登記事項の変更、各種議事録作成の場合にかかわってきます。

会社秘書役は、個人の場合には香港居住者、会社の場合には香港に事務所もしくは登記住所がある必要があります。取締役が複数いれば、そのうち一人が会社秘書役を兼務することができますが、私的会社(Private Company)で取締役が1名の場合は、兼務ができませんので、別途、会社秘書役の任命が必要です。会社秘書役には、会社の法務の担当者としての側面もありますので、通常は香港の法律に精通した人や会計事務所、法律事務所が担当しています。

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